LINEAMIENTOS para la designación, control, evaluación del desempeño y remoción de firmas de auditores externos LINEAMIENTOS para la designación, control, evaluación del desempeño y remoción de firmas de auditores externos.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de la Función Pública.
ARELY GÓMEZ GONZÁLEZ, Secretaria de la Función Pública, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 37, fracciones I, IV, V, VIII y X, de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 65 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales; 6 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 304, fracción III, 305, 306, 307, 308 y 310 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 7, fracción I y 68 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, y
CONSIDERANDO
Que la Secretaría de la Función Pública tiene facultades para designar, remover, normar y controlar el desempeño de los auditores externos que, como un instrumento de apoyo para la práctica de auditorías, examinan los estados financieros y la información contable y presupuestaria de los entes públicos; verifican que los recursos públicos se ejerzan en forma eficiente; constatan que los objetivos y metas de los programas gubernamentales sean alcanzados, y comprueban el cumplimiento de las disposiciones jurídicas aplicables;
Que en el marco del Sistema Nacional Anticorrupción es necesario que los auditores externos que coadyuvan con la Secretaría de la Función Pública en el control y fiscalización de los recursos públicos den cumplimiento a un desarrollo profesional continuo y a una actualización permanente de las capacidades técnicas en las materias de contabilidad y auditoría gubernamental, y que acrediten el dominio de la normatividad a la que se encuentran sujetos los entes públicos;
Que en concordancia con el Sistema Nacional de Fiscalización es conveniente fomentar mejores prácticas en la gestión gubernamental a través del uso de las tecnologías de la información y comunicaciones, por lo que es oportuna la implementación de un sistema electrónico que permita elevar la transparencia y la rendición de cuentas en los procesos de designación, control, evaluación del desempeño y remoción de las firmas de auditores externos;
Que es indispensable continuar fortaleciendo la confianza de la ciudadanía en el comportamiento de los auditores externos, por lo que resulta apremiante que los profesionistas en contaduría pública que auditan a los entes públicos eviten incurrir en cualquier conflicto de interés.
Que debido a lo anterior y a fin de fomentar mejoras en la gestión gubernamental, fue necesario revisar los procedimientos que lleva a cabo la Secretaría de la Función Pública para designar, controlar y evaluar el desempeño de las firmas de auditores externos, fortaleciendo los mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, por lo que he tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS PARA LA DESIGNACIÓN, CONTROL, EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Y REMOCIÓN
DE FIRMAS DE AUDITORES EXTERNOS
Capítulo Primero
Disposiciones Generales
1. Los presentes Lineamientos tienen por objeto establecer los procedimientos que la Secretaría de la Función Pública, a través de la Dirección General de Auditorías Externas, llevará a cabo para la designación de las Firmas que practiquen auditorías en materia financiera-presupuestaria en los Entes Públicos, así como las bases a las que habrán de sujetarse en el desarrollo de sus actividades, y los aspectos relativos a su control y evaluación de su desempeño y la remoción de sus Auditores Externos.
2. Las auditorías en materia financiera-presupuestaria se practicarán conforme al programa que anualmente elabore la Dirección General de Auditorías Externas, al cual se podrán adicionar auditorías no programadas de acuerdo a las necesidades de fiscalización en los entes públicos. Los procedimientos a los que se refiere el numeral anterior, serán aplicables para la designación de Firmas que revisen proyectos financiados total o parcialmente por organismos financieros internacionales, en lo que no se opongan a los acuerdos técnicos en materia de auditoría externa que la Secretaría de la Función Pública celebre con éstos.
3. Para efectos de los presentes Lineamientos, sin perjuicio de que se mencionen en plural o singular se entenderá por:
I. Auditores Externos: los profesionales en contaduría pública integrados a una Firma, titulados y certificados por un colegio o asociación profesional reconocidos por la Secretaría de Educación Pública, que emiten una opinión relativa al examen realizado a los estados financieros o a la información financiera presupuestaria del Ente Público auditado;
II. Auditorías Externas: las que se realicen en materia financiera-presupuestaria que comprenden las revisiones y la emisión de informes y/o dictámenes relativos a los estados financieros, a la aplicación de recursos presupuestarios, al cumplimiento de obligaciones fiscales federales y, en su caso locales, así como al cumplimiento contractual de proyectos financiados total o parcialmente por organismos financieros internacionales;
III. Buzón Electrónico: el buzón electrónico del Sistema Integral de Auditorías Externas para consultar la información de los procedimientos de designación, control, evaluación del desempeño y remoción de Firmas que lleve a cabo la Dirección General de Auditorías Externas;
IV. Capacidad Técnica: los conocimientos, habilidades y aptitudes del personal adscrito a las Firmas requeridos para la práctica de Auditorías Externas;
V. Contrato: el acto jurídico bilateral y formal que se constituye por el acuerdo de voluntades entre el Ente Público a auditar y la Firma designada por la Secretaría de la Función Pública;
VI. DGAE: la Dirección General de Auditorías Externas;
VII. Documento Digital: el documento generado, consultado, modificado o procesado por medios electrónicos;
VIII. Ente Público: las dependencias, incluyendo sus órganos administrativos desconcentrados, entidades paraestatales, fidecomisos públicos, Procuraduría General de la República, así como fideicomisos públicos no paraestatales, mandatos y contratos análogos;
IX. Elegibilidad: la determinación de la Dirección General de Auditorías Externas de que una Firma cumple con los requisitos de experiencia profesional, capacidad técnica e infraestructura necesaria para la práctica de Auditorías Externas;
X. Experiencia Profesional: la aplicación de la capacidad técnica a través del tiempo;
XI. Firma: la persona moral elegible conformada por Auditores Externos que es susceptible de ser designada para participar en los procedimientos de designación de Auditorías Externas;
XII. Firma Electrónica: el conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, que ha sido creada por medios electrónicos, de manera que está vinculada únicamente a la firma autógrafa y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos, la cual produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa;
XIII. Infraestructura: los recursos humanos, financieros, materiales y de tecnologías de la información con los que cuenta la Firma para la prestación del servicio de auditoría;
XIV. Ley de Adquisiciones: la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento;
XV. Listado de Firmas de Auditores Externos: el documento en el que se relacionan las personas morales elegibles que son susceptibles de ser designadas en los procedimientos de designación de Auditorías Externas;
XVI. Oficio de Designación: el documento que emite la Dirección General de Auditorías Externas mediante el cual se formaliza la designación de la Firma ante el Ente Público a auditar y en el que se consigna el derecho exclusivo de ésta para practicar la Auditoría Externa correspondiente;
XVII. Oficio de Elegibilidad: el documento mediante el cual la Dirección General de Auditorías Externas comunica a una persona moral el resultado de la evaluación del cumplimiento de los
requisitos para ser elegible para la práctica de Auditorías Externas;
XVIII. Oficio de Remoción: el documento fundado y motivado mediante el cual la Dirección General de Auditorías Externas solicita a la Firma la remoción de un Auditor Externo para efecto de que no ejecute trabajos de Auditoría Externa en el plazo determinado por la Dirección General de Auditorías Externas;
XIX. PAAE: el Programa Anual de Auditorías Externas que integra el universo de Auditorías Externas que se practicarán a los Entes Públicos en un ejercicio fiscal;
XX. Remoción: el requerimiento razonado dirigido a una Firma para que no asigne o para que remueva a un Auditor Externo determinado para ejecutar trabajos de auditoría;
XXI. SFP: la Secretaría de la Función Pública;
XXII. Socio: la persona física con participación social o accionaria en una Firma;
XXIII. SIA: el Sistema Integral de Auditorías Externas a cargo de la Dirección General de Auditorías Externas;
XXIV. Términos de Referencia: el documento elaborado por la Dirección General de Auditorías Externas que describe, entre otros aspectos, las actividades a desarrollar por los Auditores Externos en cada una de las fases de la Auditoría Externa; las características de los documentos, informes y/o dictámenes, así como sus condiciones y plazos de entrega, y
XXV. Tecnologías de la información y comunicaciones: el conjunto de recursos tecnológicos que resultan necesarios para revisar y analizar la información contable-presupuestaria de los Entes Públicos, tales como computadoras, software y redes informáticas.
4. Corresponde a la SFP, por conducto de la Dirección General de Auditorías Externas, interpretar para efectos administrativos los presentes Lineamientos y resolver los casos no previstos en los mismos.
5. El ciclo de la Auditoría Externa comprenderá la revisión de un ejercicio fiscal, que usualmente abarca del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.
6. La contratación de las Firmas por parte de los Entes Públicos se realizará por adjudicación directa a partir de la recepción del Oficio de Designación y previo cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Adquisiciones.
7. La SFP establecerá anualmente la cuota por hora que se aplicará en el cálculo de los honorarios profesionales para el desarrollo de las Auditorías Externas a los Entes Públicos.
Capítulo Segundo
De la inclusión al Listado de Firmas de Auditores Externos
8. Las personas morales interesadas en participar en los procedimientos de designación de Firmas, realizados por la DGAE, deberán acreditar lo siguiente:
I. Estar constituidas de acuerdo con las leyes mexicanas como una persona moral cuyo objeto sea la prestación de servicios de auditoría;
II. Tener una cartera de clientes diversificada en distintos giros, a los que proporcione diversos servicios;
III. Contar con procedimientos para el cumplimiento de la Norma de Control de Calidad emitida por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., en materia de asignación de trabajo, supervisión, preparación y revisión de informes y aseguramiento de la calidad del servicio, y con procedimientos para la aceptación y continuidad de sus clientes, o de la Norma Internacional de Control de Calidad;
IV. Estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales;
V. Presentar un escrito bajo protesta de decir verdad suscrito por el representante legal de no estar inhabilitada temporalmente para celebrar contratos o para ejercer el comercio, ni sujeta a concurso mercantil o a cualquier otra figura análoga;
VI. Contar con una plantilla de personal registrada en el SIA correspondiente al área de auditoría, identificando al personal susceptible de ser asignado para la práctica de Auditorías Externas que en ningún caso podrá incluir Auditores Externos que hayan sido removidos por la DGAE;
VII. Establecer y aplicar un programa anual de actualización continua en materia de contabilidad y
auditoría gubernamental para el personal técnico (gerentes, supervisores, encargados, auditores y ayudantes de auditor);
VIII. Presentar un escrito bajo protesta de decir verdad suscrito por el representante legal, de no tener participación social o accionaria en una Firma inscrita en el Listado de Firmas de Auditores Externos;
IX. Presentar un escrito bajo protesta de decir verdad, suscrito por el representante legal, en el que manifieste si mantiene un litigio con algún Ente Público y, en su caso, el estado que guarda;
X. Presentar instrumento notarial vigente, que cubra los requisitos legales para su validez y que acredite las facultades otorgadas al representante legal para la suscripción de contratos;
XI. Contar con mínimo dos socios, con experiencia de diez años en materia de auditoría financiera, presupuestaria y/o gubernamental, y que los mismos:
a) Formen parte de la plantilla de personal susceptible de ser asignados para la práctica de Auditorías Externas;
b) Pertenezcan a un colegio o asociación profesional reconocida por la Secretaría de Educación Pública y, en su caso, que no hayan sido expulsados o que sus derechos se encuentren suspendidos;
c) No estar inhabilitados para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el servicio público o en el sistema financiero mexicano;
d) No tengan participación social o accionaria en una Firma inscrita en el Listado de Firmas de Auditores Externos;
e) Acrediten registros vigentes otorgados por autoridad competente para la emisión de dictámenes y/o informes en las materias objeto de tales registros;
f) Acrediten la certificación profesional y/o la certificación en la disciplina de contabilidad y auditoría gubernamental vigentes, otorgadas por un colegio o asociación profesional reconocidos por la Secretaría de Educación Pública, y
XII. Los demás requisitos que la DGAE determine en cumplimiento a las normas jurídicas aplicables.
9. Las personas morales interesadas presentarán en el mes de marzo un escrito en hoja membretada suscrito por su representante legal y dirigido al Titular de la DGAE, en el que manifiesten su interés en participar en los procedimientos de designación de Firmas y en el que proporcionen lo siguiente:
I. Denominación de la persona moral conforme lo establezca su acta constitutiva o reforma estatuaria, la cual deberá contar con los requisitos de validez correspondientes;
II. Nombre del socio director;
III. Registro Federal de Contribuyentes de la persona moral;
IV. Domicilio fiscal de la persona moral;
V. Números telefónicos y correos electrónicos para recibir todo tipo de notificaciones, requerimientos, solicitudes de información o documentos;
VI. Aceptación expresa de que las notificaciones, requerimientos, solicitudes de información, o documentos podrán realizarse por la DGAE a través de medios de comunicación electrónica, en su caso, mediante el SIA, y
VII. Manifestación de contar con los recursos materiales y de tecnologías de la información y comunicaciones para el desarrollo de las Auditorías Externas.
Una vez que la DGAE reciba el escrito referido en el párrafo que antecede, comunicará por oficio a la persona moral interesada, la liga electrónica en la que se ubica el SIA, así como sus claves de acceso y el periodo en que estará habilitado el sistema para que ingrese y envíe la información con la que acredite los requisitos para su trámite de ingreso al Listado de Firmas de Auditores Externos, señalados en el numeral 8 de los presentes Lineamientos.
El trámite de ingreso se desechará en caso de que la persona moral interesada no envíe la información en el plazo que se le otorgue para su trámite de ingreso al Listado de Firmas de Auditores Externos.
10. La DGAE evaluará el cumplimiento de los requisitos para el trámite de ingreso al Listado de Firmas de Auditores Externos y comunicará de manera fundada y motivada el resultado a la persona moral interesada, en un plazo máximo de treinta días hábiles contados a partir del día hábil siguiente al que se envíe la información correspondiente a través del SIA.
En el supuesto de que exista omisión de algún dato o inconsistencia entre la información capturada y los documentos que la acrediten, la DGAE prevendrá a la persona moral por una sola vez mediante el SIA, para que subsane la inconsistencia u omisión dentro del término de diez días hábiles contados a partir de que haya surtido efectos la notificación.
La prevención de información faltante a que alude el párrafo anterior deberá realizarse dentro de los veinte días hábiles siguientes en que la Firma envíe la información correspondiente a través del SIA.
En caso de que la DGAE realice alguna prevención, el trámite se suspenderá y se reanudará a partir del día hábil inmediato siguiente a aquel en el que la persona moral interesada envíe la información a través del SIA. Transcurrido el plazo que se otorgue sin que se desahogue la prevención, el trámite se desechará de plano.
11. El oficio en el que se comunique a la persona moral, el resultado de la evaluación y, en su caso, su inclusión en el Listado de Firmas de Auditores Externos, señalará las razones, motivadas y fundadas, por las cuales se adoptó la determinación correspondiente.
La persona moral podrá objetar el resultado de la evaluación dentro de un plazo de diez días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación. El Titular de la Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública de la SFP, resolverá en definitiva lo conducente dentro de un plazo no mayor a diez días hábiles, posteriores a la recepción del escrito.
El Oficio de Elegibilidad indicará la vigencia en que la Firma será susceptible de participar en los procedimientos de designación para la práctica de Auditorías Externas, y si al término de ésta continúa interesada en formar parte del Listado de Firmas de Auditores Externos, deberá solicitar nuevamente la inscripción a que se refiere el numeral 9.
Las personas morales que no obtengan la elegibilidad y continúen interesadas en formar parte del Listado de Firmas de Auditores Externos, podrán presentar una nueva solicitud en el mes marzo del siguiente año.
12. Las Firmas elegibles comunicarán a la DGAE cualquier cambio a la información o documentación que hubieren proporcionado para su inscripción en el Listado de Firmas de Auditores Externos, dentro de los veinte días hábiles siguientes a aquel en que se presente dicha circunstancia. La DGAE notificará el periodo en el que se podrá actualizar la información en el SIA.
La DGAE podrá requerir a la Firma a través de medios electrónicos que acredite la vigencia de alguno de los requisitos señalados en el numeral 8, la cual deberá desahogar el requerimiento dentro del plazo que le sea señalado.
La DGAE podrá llevar a cabo en cualquier momento la realización de visitas en las instalaciones de las Firmas con el objeto de constatar el cumplimiento de los requisitos señalados con la documentación original correspondiente.
13. El Listado de Firmas de Auditores Externos contendrá, entre otros elementos, la denominación o razón social de las Firmas, los datos generales de contacto, la vigencia de elegibilidad y, en su caso, los socios removidos. La información será pública de conformidad con las disposiciones aplicables en materia de transparencia y protección de datos personales.
Capítulo Tercero
De la Selección de las Firmas
14. Las Firmas incluidas en el Listado de Firmas de Auditores Externos podrán ser elegidas por la DGAE para participar en el procedimiento de selección anual que se realice para dar cumplimiento al PAAE.
15. La DGAE considerará las características operativas, administrativas y financieras de los Entes Públicos, así como la consolidación de sus estados financieros y demás información contable a fin de seleccionar a cuando menos tres Firmas para que presenten sus propuestas de servicios de
conformidad con las bases que se elaboren para el procedimiento de selección correspondiente.
La DGAE tomará en cuenta la experiencia profesional de cada una de las Firmas elegibles, así como su infraestructura, la ubicación geográfica de sus oficinas y, en su caso, representaciones locales asociadas, así como la capacidad técnica y experiencia profesional de su personal.
16. En la selección de las Firmas, la DGAE podrá solicitar la opinión del Delegado o Comisario Público de la SFP que corresponda al Ente Público con la finalidad de conocer situaciones que pudieran repercutir en el procedimiento de designación de trabajos de Auditoría Externa.
En el caso de Firmas que estén designadas por la DGAE en el ejercicio inmediato anterior, se considerará también la evaluación de su desempeño, el número de horas asignadas para auditar a otros Entes Públicos, y la dependencia de sus ingresos considerando la totalidad del trabajo designado.
Capítulo Cuarto
De la Designación de Firmas
17. La DGAE notificará mediante oficio de invitación a las Firmas seleccionadas, la ubicación electrónica de las bases para el procedimiento de designación y los Términos de Referencia, a fin de que elaboren y presenten sus propuestas de servicios de auditoría.
La DGAE notificará a los Entes Públicos sobre las Firmas que fueron seleccionadas para participar en el procedimiento de designación con la finalidad de que les proporcionen la información necesaria para integrar sus propuestas de servicios.
18. Los resultados del procedimiento de designación serán públicos, de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones aplicables en materia de transparencia.
19. Las bases para el procedimiento de designación de Firmas incluirán, entre otros elementos, los siguientes:
I. Forma en que se acreditará la existencia de las Firmas participantes;
II. Fecha y hora para el envío de las propuestas de servicios a través del SIA;
III. Señalamiento que será causa de descalificación:
a) El incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en las bases, que afecte la solvencia de la propuesta de servicios;
b) La comprobación de que alguna Firma ha acordado con otra u otras, elevar los costos de los servicios, o cualquier otro acuerdo que tenga como fin obtener una ventaja, y
c) La falta de entrega del escrito a que se refiere el penúltimo párrafo de este numeral;
IV. Las propuestas de servicios se presentarán en idioma español.
V. Moneda en que se cotizará y efectuará el pago respectivo;
VI. Indicación de que no podrán ser negociadas las condiciones contenidas en las bases y en los Términos de Referencia, así como en las propuestas de servicios presentadas por las Firmas;
VII. Criterios para la evaluación de las propuestas de servicios;
VIII. Descripción de los servicios requeridos;
IX. Plazo y condiciones para la prestación de los servicios y entrega de los productos resultado de la Auditoría Externa;
X. Condiciones de pago, señalando el momento en que se hará exigible el mismo;
XI. Procedimiento para el cálculo de las penas convencionales que serán aplicables por atraso en la prestación de los servicios y las deducciones por la prestación parcial o deficiente de los mismos;
XII. Mención de que el procedimiento de contratación se llevará a cabo bajo los preceptos establecidos en la Ley de Adquisiciones y demás disposiciones aplicables, y que estará a cargo del Ente Público a auditar;
XIII. Casos en que podrán otorgarse prórrogas para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los requisitos que deberán observarse;
XIV. Licencias, autorizaciones, permisos o registros que conforme a otras disposiciones sea necesario contar para la prestación de los servicios correspondientes;
XV. Indicación de que no podrán participar en la prestación de los servicios las personas físicas o morales inhabilitadas por resolución de autoridad competente o de la SFP, en los términos de la Ley de Adquisiciones o de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas;
XVI. Referencia de que los derechos inherentes a la propiedad intelectual de los resultados de las Auditorías Externas se estipularán a favor de la SFP, en los términos de las disposiciones aplicables o, en su caso, de los Entes Públicos;
XVII. Señalamiento de que la Firma se sujetará a lo establecido en el Capítulo Séptimo de los presentes Lineamientos, y
XVIII. El modelo de contrato.
Para dar cumplimiento a la fracción XV de este numeral, las Firmas participantes presentarán a la DGAE una manifestación bajo protesta de decir verdad de que no participan por su conducto en el procedimiento de designación personas físicas o morales que se encuentren inhabilitadas por autoridad competente o de la SFP, en los términos de la Ley de Adquisiciones o de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Si de la información y documentación con que cuente la SFP se desprende que la Firma o las personas físicas integrantes de la misma pretenden evadir los efectos de la inhabilitación, la DGAE lo comunicará a los Entes Públicos que se abstengan de suscribir los contratos correspondientes, y realizará una nueva designación.
20. Las Firmas que tengan dudas respecto de las bases o los Términos de Referencia, deberán manifestarlas a través del SIA, dentro del plazo señalado en las propias bases. Al día siguiente en que se cumpla este término, la DGAE notificará por el mismo medio la fecha en que serán aclaradas.
21. Las Firmas presentarán su propuesta de servicios en la fecha que se indique en el oficio de invitación. La DGAE elaborará el documento relativo a la apertura de las propuestas presentadas a través del SIA, en el que se consigne lo siguiente:
I. Fecha y lugar de la presentación y apertura de la propuesta o propuestas de servicios;
II. Número del procedimiento de designación que corresponda, y
III. Propuesta o propuestas de servicios susceptibles de análisis y el costo propuesto por cada Firma, así como las que no fueron aceptadas, señalando las causas que motivaron su rechazo.
22. En caso de que sólo una propuesta de servicios cumpla con los requisitos establecidos en las bases del procedimiento de designación, la DGAE podrá determinar si continúa el procedimiento o si se declara desierto.
23. La evaluación de las propuestas de servicios se realizará por conducto de la DGAE de conformidad con los criterios que tenga establecidos y considerando para tal efecto lo siguiente:
I. La conformación del equipo de trabajo de la Firma con el que prestará sus servicios;
II. La experiencia profesional de la Firma y de su personal técnico;
III. El costo de la Auditoría Externa (horas totales y de requerirse, gastos por traslado, alimentos y hospedaje), y
IV. La última evaluación del desempeño de la Firma, salvo que la misma no hubiere realizado con anterioridad trabajos de Auditoría Externa.
24. La DGAE hará del conocimiento de las Firmas participantes el resultado de la evaluación de su propuesta de servicios, el cual deberá estar debidamente fundado y motivado.
La Firma podrá solicitar a la DGAE la revisión del resultado de la evaluación efectuada a su propuesta de servicios, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a que surta efectos la notificación respectiva. El Titular de la DGAE, resolverá lo conducente de manera definitiva en un
plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la recepción de la solicitud correspondiente.
25. La DGAE notificará al Ente Público el Oficio de Designación a fin de que inicie el procedimiento de contratación en términos de la Ley de Adquisiciones y con base en la propuesta presentada por la Firma.
26. La DGAE podrá designar a una Firma para que audite al mismo Ente Público hasta por cuatro ejercicios fiscales consecutivos, tomando en cuenta, entre otros elementos, la evaluación satisfactoria del desempeño que obtenga de la Firma.
Transcurrido el periodo a que se refiere el párrafo anterior, la DGAE considerando lo establecido en el numeral 15, podrá invitar a la Firma a participar nuevamente en el proceso de designación para auditar al mismo Ente Público, si adicionalmente han transcurrido cuando menos dos ejercicios fiscales y, en caso de haber sido designada durante ese tiempo para auditar a otro u otros Entes Públicos, mantiene una evaluación satisfactoria de su desempeño.
Para designaciones subsecuentes se considerarán las propuestas de servicios presentadas por la Firma de acuerdo con el numeral 21 de los presentes Lineamientos.
En caso de aumento o disminución de informes y operaciones que por diversas razones apliquen al Ente Público, se podrá considerar la actualización a las respectivas propuestas de servicios.
27. Como excepción a lo establecido en el primer párrafo del numeral anterior y tomando en cuenta el desempeño satisfactorio de una Firma, la DGAE podrá ampliar el periodo máximo de su designación en los supuestos siguientes:
I. Por un ejercicio fiscal más, cuando éste coincida con el año de conclusión del encargo del Ejecutivo Federal;
II. Derivado del proceso de desincorporación del Ente Público;
III. Para cubrir un periodo menor del ejercicio fiscal siguiente, conforme a lo previsto en las disposiciones legales aplicables al Ente Público;
IV. A solicitud del Ente Público, justificando la necesidad de la permanencia de la Firma, misma que deberá ser evaluada por la DGAE integrándose la documentación al expediente respectivo, y
V. Cuando existan razones que a criterio de la DGAE justifiquen la permanencia de la Firma.
28. La DGAE podrá designar en forma directa a una Firma, cuando:
I. Un procedimiento de designación se declare desierto;
II. Se requiera la designación de un Auditor Externo principal por razones inherentes a la consolidación de estados financieros;
III. Cambie la naturaleza jurídica, el objeto o las características del Ente Público auditado y se requiera una Firma adecuada a las nuevas condiciones;
IV. Existan circunstancias que puedan provocar pérdidas o costos adicionales;
V. Derivado de caso fortuito o fuerza mayor, no sea posible obtener los servicios de Auditoría Externa mediante el procedimiento de designación señalado en este Capítulo;
VI. Se hubiere rescindido el contrato respectivo a la Firma inicialmente designada;
VII. Se dé por terminado de manera anticipada el contrato de servicios de Auditoría Externa;
VIII. Concurran situaciones de carácter excepcional que así lo ameriten en opinión del Titular de la DGAE, con base en las justificaciones que se le presenten, y
IX. Concurran los supuestos establecidos en los numerales 26, primer párrafo y 27 de los presentes Lineamientos.
Capítulo Quinto
De las Firmas Designadas y de los Auditores Externos
29. El Auditor Externo presentará al Ente Público un escrito bajo protesta de decir verdad que se anexará al contrato respectivo, en el que manifieste:
I. Contar con la certificación expedida por los colegios o asociaciones de contadores públicos
registrados y autorizados por la Secretaría de Educación Pública;
II. Poseer constancia o documento expedido anualmente por el colegio o asociación de contadores al que pertenezca, que compruebe su actualización profesional continua;
III. Tener autorización para emitir dictámenes o informes requeridos por diversas autoridades, en caso de que la Auditoría Externa requiera el cumplimiento de requisitos específicos establecidos por éstas;
IV. No haber sido expulsado o suspendido en sus derechos como miembro del colegio o asociación profesional al que pertenezca;
V. No haber sido condenado, mediante sentencia firme, por delito patrimonial o doloso que haya ameritado pena corporal;
VI. No tener antecedentes de suspensión o cancelación de alguna certificación o registro que requiera para fungir como Auditor Externo independiente, ya sea por causas imputables a su persona o que hayan tenido su origen en conductas dolosas o de mala fe;
VII. No ser, ni haber sido, ni tener ofrecimiento para ser consejero o servidor público de nivel directivo del Ente Público auditado, su controladora o subsidiarias, asociadas o afiliadas, en el año inmediato anterior a aquel en el que esté prestando el servicio de Auditoría Externa al Ente Público;
VIII. No tener litigio con el Ente Público o con su controladora o subsidiarias, asociadas o afiliadas, y
IX. Contar con un historial de crédito con una vigencia de expedición no mayor a 30 días naturales a la fecha de presentación del escrito, emitido conforme a la normatividad aplicable, que no muestre incumplimiento de obligaciones con entidades financieras, sólo en el caso de que la Auditoría Externa se realice a Entes Públicos regulados por autoridades del sistema financiero.
La declaración a que se refiere el presente numeral, deberá contener el compromiso expreso del Auditor Externo de proporcionar a la DGAE la información que ésta le requiera para verificar su cumplimiento.
La Firma será responsable de que su personal cumpla con las normas profesionales aplicables y los requisitos profesionales de calidad, capacidad técnica e independencia para el desarrollo de las Auditorías Externas.
30. Con el propósito de evitar cualquier situación que represente un riesgo en la independencia y profesionalismo de las Auditorías Externas, se deberán evitar cualquiera de los conflictos de interés siguientes:
I. Que el Auditor Externo, los socios o el personal de la Firma, sean o hayan sido, durante el año inmediato anterior a la designación en el Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas o afiliadas: auditor, consejero, director general o empleado que ocupe un cargo dentro de los dos niveles jerárquicos inferiores a este último;
II. Que el Auditor Externo, los socios o personal de la Firma designada:
a) Sean agentes de bolsa en ejercicio, o
b) Desempeñen un empleo, cargo o comisión en algún Ente Público y sus funciones se relacionen con la revisión de declaraciones y/o dictámenes de carácter fiscal; determinación de contribuciones; otorgamiento de exenciones, concesiones o permisos, así como con la designación de contadores públicos para la prestación de servicios a Entes Públicos;
III. Que la Firma, el Auditor Externo, los socios o personal de la primera, o el cónyuge, concubina, concubinario o dependiente económico de las personas físicas mencionadas:
a) Mantengan con el Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas o afiliadas, deudas por préstamos o créditos de cualquier naturaleza, salvo que se trate de adeudos por tarjeta de crédito; financiamientos para la compra de bienes de consumo duradero, y créditos hipotecarios, siempre y cuando sean otorgados en condiciones de mercado;
b) Tengan inversiones en acciones o títulos de deuda emitidos por el Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas o afiliadas, títulos de crédito que representen dichos valores o derivados que los tengan como subyacente, salvo que se trate de depósitos a plazo fijo, incluyendo certificados de depósito retirables en días preestablecidos, aceptaciones bancarias o pagarés con rendimiento liquidable al vencimiento, siempre y cuando éstos sean contratados en condiciones de mercado. Lo anterior, no es aplicable a la tenencia en acciones representativas del capital social de sociedades de inversión, y
c) Hayan sido clientes o proveedores importantes del Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas o afiliadas, durante el año inmediato anterior a aquel en que pretendan prestar el servicio. Se considera que un cliente o proveedor es importante cuando sus ventas o, en su caso, compras al Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas o afiliadas, representen en su conjunto el veinte por ciento o más de sus ventas totales o, en su caso, compras totales.
IV. Que los ingresos que perciba la Firma provenientes del Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas, afiliadas o las personas morales que pertenezcan al mismo grupo empresarial derivados de la prestación de sus servicios, representen en su conjunto el diez por ciento o más de los ingresos totales del despacho durante el año inmediato anterior a aquel en que pretenda prestar el servicio.
Si la Firma percibe ingresos del Ente Público a auditar, su controladora, subsidiarias, asociadas, afiliadas y ninguno de éstos tiene el carácter de institución de crédito, institución o sociedad mutualista de seguros, ni se encuentra regulado por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, dichos ingresos no deberán ser superiores al treinta y tres por ciento de sus ingresos totales. En este supuesto, si el Ente Público consolida información financiera, se considerará el total de los ingresos que la Firma perciba de la controladora, subsidiarias, asociadas, afiliadas del Ente Público auditado para calcular la proporción;
V. Que la Firma, el Auditor Externo, o los socios o personal de la misma, proporcionen o hayan proporcionado al Ente Público auditado, o a su controladora subsidiarias, asociadas, afiliadas, cualquiera de los siguientes servicios:
a) Preparación de la contabilidad, de los estados financieros, así como de los datos que utilicen como soporte para elaborar los mencionados estados financieros o alguna partida de éstos;
b) Operación, directa o indirecta, de los sistemas de información financiera del Ente Público a auditar, o bien, administración de su red local;
c) Supervisión, diseño o implementación de los sistemas informáticos (hardware y software) que concentren los datos que soportan los estados financieros o generen información para la elaboración de éstos;
d) Valuaciones, avalúos o estimaciones que en lo individual o en su conjunto sean relevantes para los estados financieros dictaminados por el Auditor Externo, excepto aquellos relacionados con precios de transferencia para fines fiscales. Se considera que las valuaciones, avalúos o estimaciones son relevantes para los estados financieros del Ente Público a auditar, cuando el monto de éstos, en lo individual o en su conjunto, representan el diez por ciento o más de sus activos totales, al cierre del ejercicio inmediato anterior en que se pretenda prestar dicho servicio;
e) Administración, temporal o permanente, del Ente Público;
f) Auditoría interna relativa a estados financieros y controles contables;
g) Reclutamiento y selección de personal para la ocupación del cargo de director general del Ente Público o de los dos niveles inmediatos inferiores al de éste;
h) Procedimientos contenciosos ante juzgados o tribunales o cuando el Auditor Externo, la Firma, o algún socio o personal de la misma, cuente con un poder general con facultades de dominio, administración pleitos y cobranzas, otorgado por el Ente Público a auditar, y
i) Cualquier otro que implique o pudiera generar un conflicto de interés con respecto al servicio de Auditoría Externa;
VI. Que la Firma reciba ingresos del Ente Público a auditar, por concepto de servicios de asesoría y/o consultoría en cualquier materia, inclusive la fiscal, que puedan generar pérdida de independencia para la prestación de servicios de Auditoría Externa.
En el caso de que la Firma designada obtenga la autorización para realizar el servicio a que se refiere el párrafo anterior, el personal que realice dicho servicio deberá ser distinto del que efectúe la Auditoría Externa;
VII. Que el Auditor Externo, cualquier socio de la Firma, o personal de la misma que participe en la auditoría, sea cónyuge o pariente consanguíneo o por afinidad hasta el cuarto grado, o pariente civil en términos del Código Civil Federal, de algún servidor público que tenga intervención en la administración del Ente Público o de su controladora o subsidiarias, asociadas o afiliadas;
VIII. Que los ingresos que deba percibir la Firma por la práctica de la Auditoría Externa, dependan del resultado de la misma o del éxito de cualquier operación realizada por el Ente Público que tenga como sustento los dictámenes y/o informes de la Auditoría Externa;
IX. Que la Firma, el Auditor Externo o los socios o personal de la misma, reciban prebendas o cantidades adicionales a los honorarios pactados en el contrato de prestación de servicios de Auditoría Externa;
X. Que el Auditor Externo, algún socio o personal de la Firma de acuerdo con el colegio o asociación profesional al que pertenezcan, se ubique en alguna de las causales que incidan en la parcialidad de su juicio para expresar su opinión, previstas en las normas que regulan la actuación y ética profesional de la contaduría pública organizada y en los criterios que a este respecto emitan los organismos financieros internacionales;
XI. Que la Firma haya celebrado contratos con el Ente Público para la prestación de servicios que sean adicionales a los previstos para la práctica de la Auditoría Externa, sin contar con la previa opinión de la DGAE, de acuerdo con lo señalado en el apartado respectivo de los Términos de Referencia, y
XII. En los demás casos en que las disposiciones aplicables así lo determinen.
El Auditor Externo deberá presentar al Ente Público auditado, un escrito bajo protesta de decir verdad, que se anexará al contrato respectivo, en el que manifieste que no se encuentra ni se encontrará en ninguno de los supuestos anteriores.
Cuando con posterioridad a la designación de la Firma se actualice alguno de los supuestos previstos en este numeral, la Firma lo comunicará a la DGAE dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que tenga conocimiento del mismo, para el efecto de que se determine lo conducente.
31. La Auditoría Externa realizada por la Firma deberá apegarse a las Normas Internacionales de Auditoría, emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés que significa International Federation of Accountants) y las Normas para Atestiguar, Revisión y Otros Servicios Relacionados, emitidas por la Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.
Asimismo, deberán observarse los requerimientos específicos que deban satisfacer las Auditorías Externas, atendiendo a la problemática particular derivada de los aspectos revisados en la auditoría, o bien de requerimientos del Sistema Nacional de Fiscalización, dependiendo del Ente Público auditado de que se trate o por razones de consolidación de estados financieros del Poder Ejecutivo Federal.
Adicionalmente, se deberá observar la normatividad de carácter técnico y de calidad emitida en materia de auditoría que la DGAE indique en las bases del procedimiento de designación y en los Términos de Referencia.
32. La documentación y papeles de trabajo que soporten los dictámenes y/o informes, resultado de las Auditorías Externas, deberán conservarse en las oficinas de la Firma, por un plazo mínimo de siete
años contados a partir de que concluya la vigencia del contrato de prestación de servicios de Auditoría Externa. En los casos de auditorías a Entes Públicos en procesos de desincorporación, se definirá en coordinación con la DGAE, el plazo de conservación.
Durante el transcurso de la Auditoría Externa y dentro del plazo señalado en el párrafo anterior, los Auditores Externos y la Firma estarán obligados a poner a disposición de la SFP, por conducto de la DGAE, los documentos, papeles de trabajo, dictámenes y/o informes a que se refiere el párrafo anterior. En caso de que la DGAE lo estime necesario, podrá requerir la presencia del Auditor Externo para revisar los documentos de manera conjunta y para que le suministre o amplíe los elementos de juicio que sirvieron de base para la formulación de su opinión o informe.
Capítulo Sexto
De la Evaluación del Desempeño de las Firmas
33. La DGAE dará a conocer a la Firma la metodología de evaluación al desempeño, considerando lo siguiente:
I. Los parámetros de calificación;
II. La opinión emitida por los delegados o comisarios públicos de la SFP, los órganos internos de control y las áreas de administración y finanzas o equivalentes de los Entes Públicos con respecto a la prestación de los servicios de Auditoría Externa a través de los cuestionarios de evaluación al desempeño;
III. Los criterios de ponderación de calificaciones, incluyendo la supervisión a los trabajos de auditoría, evaluación de informes y los que se presentan de acuerdo a las necesidades, y
IV. La opinión emitida por los organismos financieros internacionales, conforme a lo establecido en los respectivos acuerdos de entendimiento técnico suscritos entre éstos y la SFP.
Una vez concluido el procedimiento de evaluación al desempeño, la DGAE dará a conocer las áreas de oportunidad detectadas en la prestación de los servicios de Auditoría Externa y, en su caso, su incumplimiento a los presentes Lineamientos, a los Términos de Referencia o a las normas y procedimientos referidos en el numeral 31.
Cuando la DGAE detecte situaciones en las que el Auditor Externo se aparte de la ética profesional durante la práctica de la Auditoría Externa, solicitará su cambio a la Firma y, en su caso, podrá hacerlo del conocimiento de la Comisión de Honor de la asociación o colegio profesional al que pertenezca.
El resultado de la evaluación del desempeño de las Firmas se tomará en cuenta para su selección y designación, en su caso, para la remoción de sus Auditores Externos.
34. La Firma perderá su elegibilidad cuando a juicio de la DGAE:
I. Omita informar que se ubica, actualiza o presenta alguno de los supuestos previstos en el numeral 30 de estos Lineamientos, en los términos y plazos previstos en el mismo;
II. Proporcione información o documentación falsa, o actúe con dolo o mala fe en la acreditación de los requisitos de inscripción en la Lista de Firmas de Auditores Externos;
III. Deje de notificar las modificaciones a la información o documentación previstas en las fracciones IV, V, VI, VIII, IX, X y XI del numeral octavo, proporcionada para su inscripción en el Listado de Firmas de Auditores Externos, dentro del plazo señalado en el primer párrafo del numeral 12 de los presentes Lineamientos;
IV. Declare con falsedad en la manifestación a que se refiere el penúltimo párrafo del numeral 19 de los presentes Lineamientos;
V. Prescinda actualizar la información a que se refiere el penúltimo párrafo del numeral 12 de los presentes Lineamientos;
VI. Realice trabajos de Auditoría Externa en Entes Públicos, sin contar con la designación y/o autorización de la DGAE;
VII. Incumpla con las normas profesionales aplicables relacionadas con la calidad, capacidad técnica e independencia para el desarrollo de las Auditorías Externas, o
VIII. Omita cumplir con la remoción del Auditor Externo o con los parámetros de evaluación al desempeño establecidos por la DGAE.
35. La DGAE podrá sustituir a la Firma cuando:
I. Los servicios que proporcione no cumplan con las bases del procedimiento de designación, los Términos de Referencia, las normas y procedimientos a que alude el numeral 31 de los presentes Lineamientos, o bien, los organismos financieros internacionales consideren que ésta no cumple con los Términos de Referencia aplicables. En ambos supuestos, el incumplimiento será causa de rescisión del contrato de prestación de servicios de Auditoría Externa respectivo, o
II. La Firma se ubique en algunos de los supuestos previstos en el numeral 30 de los presentes Lineamientos o deje de notificar a la DGAE dentro del plazo señalado en el párrafo último previsto en el mismo.
Asimismo, la DGAE podrá solicitar a la Firma la sustitución de algún Auditor Externo, socio o personal de la misma que participe en la Auditoría Externa, cuando resulte necesario para el adecuado desarrollo de la misma.
Capítulo Séptimo
De la Remoción de Auditores Externos
36. En caso de que el Auditor Externo obtenga un resultado no satisfactorio en la muestra de supervisión que realice la DGAE, ésta se extenderá a la totalidad de los trabajos ejecutados.
La DGAE notificará a la Firma la remoción del Auditor Externo para la ejecución de trabajos de auditoría cuando obtenga un resultado no satisfactorio en la extensión de la supervisión o en la evaluación del desempeño prevista en el numeral 33 de los presentes Lineamientos.
37. El Oficio de Remoción que emita la DGAE indicará el plazo en el que la Firma deberá remover al Auditor Externo, con independencia de las sanciones administrativas, civiles o penales a que haya lugar.
Capítulo Octavo
De la Notificación
38. El Buzón Electrónico será el mecanismo obligatorio de notificación y de intercambio de todo tipo de comunicaciones, requerimientos, solicitudes de información, envío y recepción de documentos.
El Buzón Electrónico generará un acuse de recibo, con fecha y hora, al momento en que la Firma abra el documento digital que se transmita a través del SIA para notificarle todo tipo de requerimientos, solicitudes de información y documentos.
El SIA enviará al correo electrónico registrado, un aviso que informe del envío de los documentos digitales notificados por la DGAE. La Firma o la persona moral contará con un plazo de tres días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de envío para abrir los documentos digitales transmitidos a través del SIA.
En caso de que la Firma o la persona moral no abra el documento digital en el plazo señalado, la notificación se tendrá por realizada al cuarto día hábil, contado a partir del día hábil siguiente a aquel en que fue enviado el aviso al correo electrónico registrado.
Las notificaciones electrónicas estarán disponibles en el SIA y podrán imprimirse. Las impresiones contendrán un sello digital que las autentifique.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Acuerdo entrará en vigor el día hábil siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
SEGUNDO. Se abrogan los Lineamientos para la designación, control y evaluación del desempeño de las firmas de auditores externos, publicados el 22 de octubre de 2010 en el Diario Oficial de la Federación, y su Acuerdo modificatorio difundido en el mismo medio oficial el 8 de noviembre de 2011.
TERCERO. En cumplimiento a lo ordenado por el ACUERDO que fija los lineamientos que deberán ser observados por las dependencias y organismos descentralizados de la Administración Pública Federal, en cuanto a la emisión de los actos administrativos de carácter general a los que les resulta aplicable el artículo 69-H de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo, en relación con el Octavo Transitorio de la Ley General de Mejora Regulatoria, se prevé ejecutar como acciones de simplificación la reducción del plazo de cinco días hábiles a un día hábil y la eliminación de un requisito en el trámite de Inscripción al Registro Único de Personas Acreditadas para personas morales (SFP-00-008-A), y la reducción del plazo de cinco días hábiles a un día hábil y transitar al nivel de digitalización cuatro, en el trámite de Modificación a la Inscripción RUPA de personas morales (SFP-00-008-B).
Ciudad de México, a los 4 días del mes de octubre dos mil dieciocho.- La Secretaria de la Función Pública, Arely Gómez González.- Rúbrica.
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