OFICIO Circular por el que se dan a conocer los manuales, formatos y medios a través de los cuales las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben remitir, entre otros, la información sobre contratos de seguros, el inventario actualizado de los bienes y sus siniestros, los programas de aseguramiento integral así como los mecanismos que permitan intercambiar dicha información.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- HACIENDA.- Secretaría de Hacienda y Crédito Público.- Subsecretaría de Hacienda y Crédito Público.- Unidad de Seguros, Pensiones y Seguridad Social.
OFICIO CIRCULAR
CC. Titulares de las Dependencias y Entidades
de la Administración Pública Federal
Con fundamento en los artículos 31 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; 61, sexto párrafo, fracción VIII de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y en ejercicio de la atribución conferida en el artículo; 32, fracción XXVII del Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece las bases para que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal contraten la adquisición de bienes y prestación de servicios de cualquier naturaleza, a efecto de asegurar las mejores condiciones para el Estado;
Que para contribuir al cumplimiento del mandato señalado, en materia de seguros, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben solicitar la asesoría de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, entre otros para la elaboración de sus programas de aseguramiento;
Que para que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público esté en condiciones de brindar la asesoría mencionada, las dependencias y entidades, le han remitido información sobre los contratos de seguros que celebran, sobre los bienes a su cargo, así como el inventario actualizado de los bienes con que cuenta y los siniestros sufridos a dichos bienes en términos del Oficio circular publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de junio de 2013;
Que del análisis efectuado al Oficio circular de 2013, se concluyó que es necesario precisar la información que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben presentar para solicitar asesoría en la elaboración de sus programas de aseguramiento y los plazos para presentar la solicitud. También se identificó la necesidad de simplificar los procesos para autorizar a los servidores públicos que entregan la información a la Secretaría y la forma y términos para su presentación, así como eliminar algunos procesos que se habían agotado;
Que en este sentido, se estima que lo conveniente es abrogar el Oficio circular publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de junio y expedir el siguiente:
OFICIO CIRCULAR POR EL QUE SE DAN A CONOCER LOS MANUALES, FORMATOS Y MEDIOS A
TRAVÉS DE LOS CUALES LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FEDERAL DEBEN REMITIR, ENTRE OTROS, LA INFORMACIÓN SOBRE CONTRATOS DE SEGUROS,
EL INVENTARIO ACTUALIZADO DE LOS BIENES Y SUS SINIESTROS, LOS PROGRAMAS DE
ASEGURAMIENTO INTEGRAL ASI COMO LOS MECANISMOS QUE PERMITAN INTERCAMBIAR
DICHA INFORMACIÓN
Primero.- Las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán solicitar a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a través de la Unidad de Seguros, Pensiones y Seguridad Social (USPSS) la asesoría necesaria para la elaboración de sus programas de aseguramiento y manuales de procedimientos sobre la contratación de seguros y soporte de siniestros, la determinación de sus niveles de retención máximos y en la prevención y disminución de los riesgos inherentes a los bienes con que cuenten, así como en el proceso de siniestros reportados a las compañías de seguros con las que mantengan celebrados contratos de seguros sobre bienes. Para tal propósito, deberán proporcionar la información, con la periodicidad que se señala a continuación:
I. El inventario actualizado de los bienes con que cuenten, mismo que deberán remitir a más tardar el último día hábil del mes de abril de cada ejercicio fiscal.
II. Los contratos de seguros que celebren sobre los bienes a su cargo y la póliza y endosos en las que se consignen las condiciones pactadas, los cuales deberán ser remitidos dentro de los veinte días hábiles a la fecha en que los reciban.
III. Los siniestros ocurridos en los doce meses anteriores a los bienes con que cuenten. Dicha información deberá ser entregada a más tardar, el último día hábil del mes de abril de cada ejercicio.
IV. A más tardar en la fecha en que presenten su solicitud de asesoría:
a) El proyecto de programa de aseguramiento integral, que tienen que elaborar conforme al Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
b) El mapa institucional en materia de seguros que la entidad o dependencia haya elaborado en cumplimiento a lo señalado en el Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 16 de julio de 2010 y sus reformas publicadas en el mismo órgano de difusión el 3 de octubre de 2012 y el 14 de enero de 2015.
c) Calendario preliminar para la contratación de los seguros que comprenden el proyecto de programa de aseguramiento integral, en el que se indique el tipo de procedimiento de contratación.
d) Las bases de datos consideradas para la elaboración del proyecto del programa de aseguramiento, de los últimos cinco años, de:
i. Bienes por asegurar (inmuebles, muebles, vehículos y otros).
ii. Siniestros por póliza de seguro.
iii. Resumen de primas anuales pagadas.
e) En su caso, estudio sobre la disponibilidad, capacidad y eficiencia técnica, material y humana de la dependencia o entidad en la administración de su programa de aseguramiento integral, a efecto de determinar la conveniencia de contratar un asesor externo en materia de seguros.
f) En su caso, la solicitud de autorización para:
i. Contratar esquemas especiales de aseguramiento, conforme a las necesidades de la dependencia o entidad que corresponda, así como de cláusulas especiales en la contratación del seguro respectivo.
ii. Que se les exceptúe de la obligación de asegurar bienes, en virtud de que por la naturaleza de estos o el tipo de riesgos a los que están expuestos, el costo de aseguramiento represente una erogación que no guarde relación directa con el beneficio que pudiera obtenerse o bien, se constate que no exista oferta de seguros en el mercado para los bienes.
g) En su caso, contrato vigente de asesoría externa en seguros.
Segundo.- Las dependencias y entidades, dentro de los diez días hábiles posteriores a su aprobación, deberán enviar a la USPSS el programa de aseguramiento integral aprobado por el oficial mayor, titular de la unidad de administración y finanzas de las dependencias o quien ejerza funciones equivalentes en las entidades. En el caso de modificación a dicho programa, se notificará a la USPSS en el plazo establecido en este numeral.
Tercero.- La Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a través de la USPSS pondrá a disposición de las dependencias y entidades, en el portal del Sistema Integral de Administración de Riesgos (SIAR), www.siar.hacienda.gob.mx, los formatos para la entrega de la información señalada en el numeral Primero, los manuales correspondientes para su llenado, así como los manuales de usuario para cada uno de los módulos que lo conforman.
Cuarto.- Las dependencias y entidades deberán enviar y actualizar la información señalada en las fracciones I a III, del numeral Primero, a través del SIAR.
La información indicada en la fracción IV del numeral Primero, y la señalada en el numeral Segundo, deberá entregarse a la USPSS en los términos siguientes:
I. Adjunta al oficio suscrito por el servidor público competente dirigido al Titular de la USPSS , debidamente almacenada en medios ópticos o magnéticos, en las oficinas ubicadas en Avenida Insurgentes Sur No. 1971, Torre III, piso 6, Colonia Guadalupe Inn, Álvaro Obregón, Ciudad de México, C.P. 01020.
II. Por medio electrónico, notificando de su entrega mediante oficio o escrito enviado a los correos institucionales de los titulares de la Dirección de Análisis de Riesgo o de la Subdirección de Desarrollo de Procesos, ambos de la USPSS.
Para que se tenga por recibidas las solicitudes de asesoría a que se refiere el numeral Primero y la señalada en el numeral Segundo, la información deberá ser entregada en los formatos disponibles en el SIAR, con todos los datos que conforme a los mismos se requiere.
La USPSS comunicará a las dependencias y entidades las omisiones o errores que identifique en la entrega y actualización de la información.
Quinto.- Para el envío y actualización de la información referida en los numerales Primero, Segundo y Octavo, el oficial mayor, titular de la unidad de administración y finanzas o cualquier servidor público facultado de las dependencias o quien ejerza funciones equivalentes en las entidades, deberán designar al menos dos servidores públicos responsables.
La designación deberá comunicarse por escrito, en el domicilio señalado, a la USPSS y cualquier cambio deberá ser informado en los mismos términos, por lo menos con 5 días hábiles de anticipación a la fecha en que se pretenda que surta efectos.
En la designación se deberán identificar los privilegios para la entrega y actualización de la información a que se refieren una o varias de las fracciones de los numerales Primero, Segundo y Octavo.
Sexto.- Los servidores públicos una vez designados, deberán registrarse y llenar el formulario disponible en el SIAR, "Módulo de Solicitar Usuario".
Las claves electrónicas de usuario y la contraseña sustituirán a la firma autógrafa, por lo que su uso producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a ésta última.
Los servidores públicos autorizados, de conformidad con lo señalado en el presente numeral, serán responsables del uso adecuado de las claves que en los términos señalados les sean otorgadas.
Séptimo.- La USPSS dará la asesoría que le soliciten dentro de los 60 días hábiles posteriores a que se reciba la petición, siempre que la información señalada en el numeral Primero haya sido entregada y se encuentre actualizada en la forma y términos previstos en este oficio circular.
Las dependencias y entidades que durante el ejercicio anterior hayan pagado primas de seguros por un monto igual o superior a $100'000,000, deberán presentar la solicitud de asesoría a más tardar 90 días hábiles anteriores a la fecha en que sometan el programa de aseguramiento integral a la aprobación, del oficial mayor, titular de la unidad de administración y finanzas de las dependencias o quien ejerza funciones equivalentes en las entidades.
Las dependencias y entidades que hubiesen cubierto primas por un monto inferior al señalado en el párrafo anterior deberán solicitar la asesoría de la USPSS a más tardar 65 días hábiles anteriores a la fecha en que sometan el programa de aseguramiento integral a la aprobación, de los servidores públicos citados.
Las dependencias y entidades deberán considerar los plazos señalados en los párrafos anteriores para la toma de decisiones o acciones conducentes sobre los aspectos materia de la asesoría y la obligación de solicitarla antes de la aprobación de su programa de aseguramiento integral.
En su caso, la USPSS comunicará a las dependencias y entidades que la información no fue entregada o no se encontraba actualizada y por ello no se brindó la asesoría citada.
Octavo.- Las dependencias y entidades deberán comunicar a la USPSS las razones por las cuales no solicitaron la asesoría a que se refiere el artículo Décimo Tercero del DECRETO que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, o las razones por las que no atendieron las recomendaciones formuladas.
La comunicación anterior deberá ser entregada en el formato que para estos efectos está disponible en el SIAR, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que se presente para su aprobación el programa de aseguramiento integral o a su comité de adquisiciones de las dependencias o equivalente en las entidades.
Noveno.- El intercambio de información referido en el párrafo sexto del artículo Décimo Tercero del DECRETO, se realizará a través del SIAR. Dicha información, deberá solicitarse por escrito a la USPSS por las dependencias y entidades que estén facultadas para acceder a la misma.
Una vez que la Secretaría a través de la USPSS evalúe la solicitud referida en el párrafo anterior, podrá dar acceso a la información sobre bienes a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en particular, lo referente a avalúos y montos asegurados o negar el acceso a dicha información.
TRANSITORIAS
Primera.- El presente Oficio Circular (Oficio Circular) entrará en vigor al día hábil siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Federación.
Segunda.- A partir de la fecha en que entre en vigor este oficio queda abrogado el Oficio Circular por el que, de conformidad con el artículo décimo tercero del Decreto que establece las Medidas para el Uso Eficiente, Transparente y Eficaz de los Recursos Públicos, y las Acciones de Disciplina Presupuestaria en el Ejercicio del Gasto Público, así como para la Modernización de la Administración Pública Federal, se dan a conocer los manuales, formatos y medios a través de los cuales las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deben remitir, entre otros, la Información sobre contratos de seguros, el Inventario actualizado de los bienes y sus siniestros, así como los mecanismos que permitan intercambiar dicha información, publicado en el mismo órgano de difusión el 9 de julio de 2013 (Oficio que se abroga).
Tercera.- Se tendrá por cumplida la obligación de entrega y actualización de la información señalada en el numeral Primero, fracciones I a III, de este Oficio Circular cuando haya sido entregada y actualizada en la forma y términos señalados en el Oficio Circular que se abroga.
Cuarta.- Las dependencias y entidades deberán entregar a la USPSS los programas de aseguramiento integral de acuerdo con lo siguiente:
I. Los que hayan sido aprobados por el oficial mayor, titular de la unidad de administración y finanzas de las dependencias o quien ejerza funciones equivalentes en las entidades durante el ejercicio 2020, de forma previa a la publicación del Oficio Circular, dentro de los diez días hábiles posteriores a la fecha en que entre en vigor el mismo.
II. Los que se aprueben durante el resto del ejercicio 2020, con posterioridad a la entrada en vigor de este Oficio Circular, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha a su aprobación.
Con los programas de aseguramiento integral, las dependencias y entidades deberán entregar la información indicada en el numeral Primero, fracción IV del Oficio Circular.
Quinta.- Las dependencias y entidades deberán solicitar a la USPSS asesoría en relación con los contratos de seguros que pretendan celebrar en el marco de los programas de aseguramiento aprobados durante el ejercicio 2020 y que sean entregados en los términos de la disposición anterior.
Las dependencias y entidades que durante el ejercicio anterior hayan pagado primas de seguros por un monto igual o superior a $100'000,000, deberán presentar la solicitud de asesoría a más tardar 90 días hábiles anteriores a la fecha en que inicien el proceso de contratación.
Las dependencias y entidades que hubiesen cubierto primas por un monto inferior al señalado en el párrafo anterior deberán solicitar la asesoría de la USPSS a más tardar 65 días hábiles anteriores a la fecha en que inicien el proceso de contratación.
La USPSS dará la asesoría que le soliciten, siempre que la información referida en el Oficio que se abroga se encuentre actualizada o se actualice, en el momento en que se presente la solicitud, así como que se haya presentado el programa de aseguramiento integral y demás información, conforme se indica en la disposición anterior.
La USPSS dará respuesta a las solicitudes de asesoría, dentro de los 60 días hábiles posteriores a la fecha en que se presente la petición.
En su caso, la USPSS comunicará a las dependencias y entidades que la información no fue entregada o no se encontraba actualizada y por ello no se brindó la asesoría citada.
En los términos del numeral Octavo del Oficio Circular, las dependencias y entidades deberán comunicar a la USPSS, las razones por las cuales no solicitaron la asesoría a que se refiere la disposición anterior o las razones por las que no atendieron las recomendaciones formuladas.
Sexta.- Se tendrán por designados para la entrega y actualización de la información señalada en el numeral Primero, fracciones I a III de este Oficio Circular, a los servidores públicos nombrados conforme al artículo Segundo del Oficio que se abroga, hasta en tanto no se efectúe una nueva designación, por lo que sus claves de usuario y contraseña en el SIAR, seguirán vigentes.
Atentamente
Ciudad de México, a 28 de septiembre de 2020.- El Titular de Unidad, Carlos Noriega Curtis.- Rúbrica.
